Refacturation des frais de restaurant : 3 scénarios

Le taux de TVA applicable aux repas pris au restaurant est de 12 %, tandis qu’il est de 21 % pour les boissons. La TVA n’est en principe pas récupérable pour ceux qui ne fournissent pas eux-mêmes des services de restauration. Il existe trois scénarios possibles en matière de refacturation.

1. Dans le cadre d’un autre service ou d’une autre livraison

Supposons que votre société fournisse un service ou effectue une livraison et facture les frais de restaurant que vous avez engagés dans le cadre de la prestation de ce service ou de cette livraison. Vous êtes p.ex. consultant et facturez un lunch que vous avez pris avec un autre consultant dans le cadre de votre travail pour un client.

La refacturation est soumise aux mêmes règles que le service ou la livraison même, appelé(e) «opération principale». Vous devez donc refacturer le montant des frais de restaurant HTVA au taux de TVA de l’opération principale, et ce, même si vous mentionnez les frais de restaurant séparément sur la facture.

Votre société ne peut pas récupérer la TVA. En revanche, votre client le peut, car, pour lui, il ne s’agit pas de TVA sur des frais de restaurant, mais sur votre prestation de service ou votre livraison.

2. Frais refacturés en tant que tels

Dans le deuxième scénario, la refacturation n’est pas effectuée dans le cadre d’un autre service ou d’une autre livraison. Vous avez p.ex. deux sociétés, A et B, et B a payé des frais de restaurant qui étaient en réalité destinés à A et les lui a donc refacturés. Il se peut aussi que vous alliez manger avec quelqu’un à la demande d’un client et que, comme il a été convenu que celui-ci prendrait en charge les frais de restaurant, vous les lui refacturiez.

Votre société est alors réputée avoir elle-même reçu et fourni les services de restaurant. Elle doit donc refacturer le montant HTVA et y ajouter la TVA (12 % sur les repas et 21 % sur les boissons).

 Votre société peut récupérer la totalité de la TVA, mais seulement si elle dispose d’une facture conforme à la TVA. Un ticket SCE ne suffit donc pas ! De plus, la refacturation doit clairement mentionner qu’il s’agit de frais de restaurant. Pour l’entreprise à laquelle vous refacturez, la TVA n’est pas récupérable.

3. Sommes avancées

Dans le troisième scénario, au lieu de refacturer les frais «en tant que tels», vous pouvez également les refacturer en tant que «somme avancée». La facturation est alors exclue du champ d’application de la TVA (art. 28, 5°, CTVA) . Votre société ne peut donc pas récupérer la TVA, mais ne doit pas non plus la facturer.

Votre société refacture les frais, TVA comprise (!). Sur la facture, vous mentionnez «Frais avancés. Art. 28, 5°, CTVA» . Vous joignez le ticket SCE ou la facture original(e). Il n’est toutefois question d’avance que si le prix est facturé au nom et pour le compte du cocontractant (= votre client), ce qui, en pratique, n’est pas toujours évident pour les frais de restaurant. Il est donc préférable de ne pas opter pour ce mode de refacturation, mais de refacturer les frais «en tant que tels» (scénario 2).

Votre société ne doit pas reprendre de TVA déductible ou due dans sa déclaration. Le client ne peut pas récupérer la TVA, car elle concerne des frais de restaurant.