Paiements en espèces dans votre entreprise ? Voici comment éviter les problèmes avec le fisc.

En tant qu'indépendant ou société, vous pouvez payer certaines dépenses en espèces, tout comme un consommateur particulier. Il existe cependant des exceptions : l'achat de biens immobiliers et les montants supérieurs à 3 000 € ne peuvent pas être payés en espèces. De plus, si vous faites commerce dans le secteur des métaux précieux, anciens ou dans des câbles en cuivre, des restrictions supplémentaires s’appliquent. Pour les autres dépenses, vous êtes libre de choisir entre un paiement en espèces ou électronique.

Dès que vous effectuez un paiement en espèces, vous êtes tenu de tenir un livre de caisse. Dans ce livre de caisse, vous notez tous les mouvements de caisse, donc tant les entrées que les sorties. Cela peut également se faire de manière électronique, à condition que les données ne puissent pas être modifiées par la suite. Une comptabilité probante est cruciale : en l’absence de livre de caisse, ou si celui-ci présente des soldes journaliers négatifs, vous risquez que le fisc rejette l’ensemble de votre comptabilité.

Pour la déduction des frais professionnels, il ne suffit pas de pouvoir présenter une facture. Vous devez pouvoir démontrer que le paiement a effectivement eu lieu (art. 49 CIR). Cela peut, par exemple, se faire par une mention sur la facture ou un courriel de confirmation du fournisseur. L’enregistrement du paiement dans votre livre de caisse doit être effectué le plus rapidement possible après le paiement. Si vous ne le faites pas correctement, le fisc peut refuser les frais ou même déterminer vos revenus d’une autre manière, souvent plus défavorable.