Registre UBO : précisions sur les documents probants à ajouter

Le registre UBO est une banque de données du fisc dans laquelle toutes les sociétés, associations et fondations belges doivent enregistrer les coordonnées de leurs leurs bénéficiaires effectifs (UBO). Concrètement, les renseignements qui ont déjà été fournis au registre UBO doivent être joints par des documents qui en prouvent l'exactitude. Tout document doit être adéquat, exact et actuel. Cette obligation est valable depuis le 11 octobre 2020, mais le fisc a accordé un report jusqu'au 31 août 2021 pour satisfaire à cette obligation, du moins pour les personnes redevables d'infomation qui ont été enregistrées avant le 11 octobre 2020. 

Dans une FAQ mise à jour, le fisc a clarifié les documents probants en question. En fonction du cas particulier, il peut s'agir d'un extrait du registre des parts, des statuts de la société, l'a(i)sbl, le trust ou toute autre construction juridique semblable, un pacte d’actionnaires, un procès-verbal d’Assemblée générale, un acte notarié, l’extrait d’un registre de commerce étranger ou tout autre document. Pour les bénéficiaires effectifs qui ne disposent pas d’un numéro de registre national ou d’un numéro de registre national bis, une copie d’une pièce d’identité (carte d’identité ou passeport) doit être ajoutée. Les documents probants établis dans une autre langue que l’une des langues officielles de la Belgique ou l’anglais doivent être traduits. Il n’est pas nécessaire que la traduction soit effectuée par un traducteur juré. Si les documents probants proviennent d’un pays tiers, parfois une simple copie suffit, parfois une légalisation ou une apostille est exigée. Vous pouvez à cette occasion consulter le schéma à la page 30 des FAQ.